Spotkania z kontrahentami czy przedstawicielami firmy z innych miast to codzienność w pracy wielu większych firm. Nie zawsze sensownym jest organizowanie ich w trybie online, czasami zachodzi konieczność spotkania na żywo, wtedy niezbędnym jest skorzystanie z sal konferencyjnych.
Obecnie w każdym, nawet małym mieście znajdują się sale konferencyjne, często umiejscowione w hotelach, domach weselnych lub innych tego typu obiektach. Lokalizacja często odgrywa duże znaczenie, do sali takiej, z założenia, powinien bowiem być zapewniony łatwy dojazd, osoba która organizuje spotkanie zwykle stara się wybrać miejsce, do jakiego żadni z zaproszonych gości nie będą musieli docierać zbyt długo. Jeżeli dane spotkanie biznesowe ma potrwać dłużej niż dzień ważne jest również, aby w tym samym obiekcie zapewnić jego uczestnikom noclegi, zwykle bowiem osoby te są zmęczone i zaabsorbowane trwającymi spotkaniami biznesowymi, nie mają siły i ochoty na zbędne podróże do miejsca zakwaterowania. Ważne jest również, aby do takiej sali można było zamówić katering, zorganizować przerwy kawowe.
